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学会条例

中国植物保护学会学术会议管理条例(试行)

    为了进一步加强对中国植物保护学会(China Society of Plant Protection,简称CSPP)及分支机构(分会、工作委员会、专业委员会)举办学术会议的组织管理,提高学术交流质量和实效,特制定本条例。
 
第一章 总 则
    第一条 本条例参照中国科协学术会议管理办法的有关规定,结合我会开展学术交流活动的实际情况,并借鉴中国科协其他全国学会的一些管理办法而制定。
    第二条 学术会议类型,包括:

      1.学术年会:指由中国植物保护学会主办,每年召开一次的综合性学术会议。

      2.学术研讨会:指围绕植物保护工作的热点、难点、疑点问题,举办的前沿高端学术会议(包括论坛、青年学术研讨会、培训班等),由中国植物保护学会或各分支机构主办或与其他单位联合主办。

      3.国际学术会议:指经有关部门批准,由中国植物保护学会在国内举办的国际学术会议,与会代表和论文来自国内外。

      4.海峡两岸学术会议:指经有关部门批准,由中国植物保护学会在大陆举办,两岸科技工作者参加的学术会议。

 
第二章 会议主办、承办
    第三条 会议的主办单位首先要通过调查研究,确定会议主题、内容、规模、时间、地点、形式以及承办单位或协办单位。由中国植物保护学会或分支机构主办的会议,均由中国植物保护学会承担会议的法律责任,但会议的其他责任由承办单位承担。
    第四条 会议协办单位或支持单位一般不承担组织、经济和法律方面的责任。
    第五条 中国植物保护学会或分支机构召开的会议所有会议通知、文件和出版物中必须使用主办单位的全称和标识。分支机构须冠之以“中国植物保护学会××××分会(专业委员会、工作委员会)”字样。未经本会批准召开的会议不得使用。
    第六条 中国植物保护学会及分支机构与其他单位联合主办的会议,请注明所有主办单位名称,并确定承办单位。
    第七条 会议承办单位的职责是:负责会议各项具体工作的组织实施。组建会议组织机构、编制预算、会议宣传、征集论文和评审、组织论文出版、筹资、确定会议报告人和分组交流名单,以及后勤和会务工作等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况,及时沟通,必要时召开会议协调有关工作。
    第八条 委托其他单位承办时,主办单位应及时组织检查。包括组织机构、会议预算、宣传、会务工作、会议材料、论文印刷出版等。
 
第三章 会议申请和批准
    第九条 由中国植物保护学会主办和承办的会议,须由学会秘书处提出会议召开方案和实施计划,经常务理事会审议批准后,方可筹备召开。
    第十条 由中国植物保护学会分支机构主办(包括委托其他单位承办)的会议,须在上年十二月初将计划报给学会秘书处,包括会议主题、时间、地点、规模、内容、会议形式、联系人及联系方式等。如有变动,须在会议召开前5个月报学会秘书处。
    第十一条 经中国植物保护学会同意某分支机构召开的会议,可在中国植物保护学会网上公布会议信息。
 
第四章 会议组织和筹备
    第十二条 学术年会及规模较大的学术会议,主办方可成立学术委员会。学术委员会成员应由植保界资深、知名人士和学会领导构成。如需要可聘请顾问若干。
    第十三条 会议设筹备委员会或组委会,设秘书长一人,副秘书长若干人。下设:组织组、论文组、材料组、会务组、接待组等,负责会议的征文、论文评审、出版、规划会议形式、编制会议程序、邀请嘉宾和大会报告人、确定大会和分会场主持人、会场设备、代表报到、食宿安排、资料发放等事宜。
    第十四条 会议如出版论文集,需要成立编委会,负责征集和审定论文,编辑和出版。
    第十五条 召开国际会议,可设组织机构包括国际顾问委员会、中方顾问委员会、组织委员会、学术委员会、财务委员会、地方委员会等机构。在大会秘书处增设政府领导人邀请接待组、对外联络组、翻译组等。
 
第五章 经费管理
    第十六条 承办单位负责会议费用的预算和筹措。
1.会议收入包括:论文版面费、代表注册费、社会赞助费等。
2.会议的支出包括:出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、推广和宣传费、特邀报告费、劳务费等。
    第十七条 会议财务由承办单位管理,根据会前的预算支出。会议结束后须有财务结算报告,并报送中国植物保护学会。会议节余,由承办单位支配。中国植物保护学会有权进行财务检查。
    第十八条 会议的各项收支必须遵守有关财务规定。凡要求使用中国植物保护学会财务收据的应于会前与学会秘书处协商,并按学会财务制度办理有关手续。
    第十九条 由中国植物保护学会主办的学术年会,对学会常务理事和高级会员会的注册费有相应优惠。
 
第六章 会议效果评估
    第二十条 由中国植物保护学会主办的会议结束后,由中国植物保护学会秘书处对会议资料进行整理归档,并对会议进行评估。评估项目包括:会议规模、会议报告和交流的质量、会议的组织、会议经费、社会影响力等。会议结束后20天内,由秘书处写出会议总结,并报本会常务理事会和中国科协学会学术部。
    第二十一条 由中国植物保护学会分支机构主办的会议,由主办单位在会议结束后15天个月内,将会议总结和纪要报学会秘书处,会议总结将作为对分支机构评估的指标。
    第二十二条 归档会议文件资料 包括:(1)征文通知;(2)开会通知;(3)会议日程表;(4)代表通讯录或名单;(5)会议纪要或总结报告、综合简报等总结材料;(6)会议论文2套;(7)会议向有关部门提出的建议报告(如果有);(8)优秀论文评审有关材料。以上1、2两项于发通知时送交,3-8项于会后送交。
    第二十三条 中国植物保护学会对积极参与本会召开的学术年会和主办学术会议的分支机构将给予表彰。组织会议质量较差或者不按照会议组织程序开展工作的分支机构,将提出批评、警告。
 
第七章 附 则
    第二十四条 本条例经中国植物保护学会理事会或常务理事会审议通过后执行。
    第二十五条 本条例由中国植物保护学会秘书处负责解释。
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发布时间:15-05-12 点击数: 收藏本文】【打印文章